Privacyverklaring

Hoe advocaat.avantwerk.nl persoonsgegevens verwerkt. Informatieplicht op grond van artikel 13 en 14 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), aangevuld met de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de dienst Avantwerk Legal AI worden verwerkt, is:

Bennovate spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Christiana Andersena 25, 94-118 Łódź, Polen
KRS: 0000597272 · NIP: 7272799328 · REGON: 363700466

De dienst wordt in Nederland aangeboden onder de handelsnaam Avantwerk Legal AI.

Product en support: support@avantwerk.com · Juridische kennisgevingen: legal@avantwerk.com

(hierna: de "verwerkingsverantwoordelijke", "wij", "ons" of "onze")

2. Contactpersoon gegevensbescherming

Onze contactpersoon voor alle vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens en over het uitoefenen van uw rechten is Bartłomiej Kubas:

E-mail: dpo@avantwerk.com

Het benaderen van de contactpersoon is geen voorwaarde om uw rechten uit te oefenen. U kunt een verzoek ook rechtstreeks indienen volgens de werkwijze in hoofdstuk 11.

3. Op wie heeft deze verklaring betrekking?

Deze privacyverklaring, gegeven op grond van artikel 13 AVG (informatie bij verzameling bij de betrokkene zelf) en artikel 14 AVG (informatie wanneer de gegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene zijn verkregen), geldt voor persoonsgegevens van:

1. Contactpersonen van kantoren: personen die een proefaccount aanmaken, een abonnement nemen of als facturatie- of technisch contactpersoon van een afnemend kantoor zijn aangewezen;
2. Advocaten en juristen: personen bij een afnemend kantoor die de dienst onder een gebruikersplaats gebruiken;
3. Belangstellenden: personen die via onze website, per e-mail of telefonisch contact met ons opnemen met een vraag of voor informatie over de dienst; en
4. Mogelijke klanten: personen die van ons commerciële berichten over de dienst ontvangen.

Onze rollen. Bennovate is verwerkingsverantwoordelijke voor eigen bedrijfsdoeleinden, waaronder websitebezoek, contact, contractering, accountbeheer, facturatie, fraudepreventie, beveiliging en gebruiksregistratie. Het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn dossier. Het canonieke dossier staat in de klantbeheerde kluis van het geïnstalleerde Solo-, Practice- of Enterprise-profiel; de browser is interface en vervangbare cache. Voor persoonsgegevens in een door het kantoor gestarte beheerde AI-aanroep treedt Bennovate op als verwerker.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn voor de beschreven doeleinden. Bij een beheerde AI-aanroep verwerken wij namens het kantoor tijdelijk de geselecteerde prompt, dossieruittreksels en uitvoer; daarop is de verwerkersovereenkomst van toepassing.

Voor Bennovates eigen account-, website- en supportdoeleinden vragen wij niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Een supportbericht kan zulke gegevens toch bevatten; wij beperken de behandeling dan tot wat nodig en rechtmatig is. In dossierinhoud kunnen bijzondere categorieën en strafrechtelijke gegevens voorkomen. Daarvoor bepaalt het kantoor doel, grondslag en selectie, en verwerkt Bennovate alleen de geselecteerde inhoud als verwerker onder de verwerkersovereenkomst.

5. Waarom verwerken wij uw gegevens en op welke grondslag?

5.1 Uitvoering van de overeenkomst: artikel 6 lid 1 sub b AVG

Wij verwerken accountgegevens, contactgegevens, facturatiegegevens en gebruiksgegevens om: (a) uw account aan te maken en te beheren; (b) toegang tot de dienst onder het abonnement te verlenen; (c) facturen op te maken en betalingen te innen; (d) klantenondersteuning te bieden.

Bewaartermijn: de duur van het abonnement, vermeerderd met de verjaringstermijn van rechtsvorderingen (in beginsel vijf jaar, artikel 3:307 BW).

5.2 Wettelijke verplichting: artikel 6 lid 1 sub c AVG

Wij verwerken facturatiegegevens, transactiegegevens en bepaalde beveiligingslogs om te voldoen aan: (a) administratieve en fiscale verplichtingen (de toepasselijke fiscale bewaarplicht naar Pools recht (Ordynacja podatkowa) en de bewaarplicht uit Boek 2 BW); (b) verplichtingen ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, voor zover van toepassing; (c) verplichtingen om betrokkenen en de toezichthouder bij te staan.

Bewaartermijn: financiële en fiscale gegevens: zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar (fiscale bewaarplicht). De gemeten serverconfiguratie bewaart systemd-journalgegevens maximaal 30 dagen en dagelijkse Nginx-logarchieven 14 dagen; incidentmateriaal kan afzonderlijk langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk en gedocumenteerd is.

5.3 Gerechtvaardigd belang: artikel 6 lid 1 sub f AVG

Wij verwerken technische gegevens (IP-adressen, browserinformatie) en gebruiksgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang: (a) het waarborgen van de beveiliging, integriteit en beschikbaarheid van de dienst; (b) het opsporen en voorkomen van fraude en ongeoorloofde toegang; (c) het verbeteren van de dienst aan de hand van geaggregeerde gebruiksanalyse. Aggregatie is geen toezegging dat elk bronrecord anoniem is. Wij hebben hiervoor een belangenafweging gemaakt.

Bewaartermijn: de gemeten serverconfiguratie bewaart systemd-journalgegevens maximaal 30 dagen en dagelijkse Nginx-logarchieven 14 dagen, behalve wanneer een noodzakelijk incidentdossier afzonderlijk en gedocumenteerd langer wordt bewaard.

5.4 Toestemming: artikel 6 lid 1 sub a AVG

Voor zover u afzonderlijk toestemming hebt gegeven, verwerken wij: (a) uw e-mailadres voor commerciële berichten; (b) eventuele aanvullende persoonsgegevens die u uit eigen beweging verstrekt in enquêtes of feedback; (c) websitegebruiksgegevens voor analyse; (d) campagne- en conversiegegevens voor advertentiemeting; (e) websitegebeurtenissen en online identificatoren voor gepersonaliseerde reclame en remarketing; en (f) een aanbevelingscode voor aanbevelingstoewijzing. Toestemming voor het ene doel geldt niet voor een ander doel.

U kunt cookietoestemming per doel intrekken via Cookie-instellingen, toestemming voor commerciële e-mail via de afmeldlink en overige toestemming via dpo@avantwerk.com. Het intrekken is even eenvoudig als het geven en laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

Bewaartermijn van toestemmingsregistraties: drie jaar na de toestemming of de intrekking.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

Ons gebruik van cookies, pixels, lokale browseropslag en vergelijkbare technieken valt onder artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet en de AVG. De volledige toelichting vindt u in onze Cookieverklaring. Voor strikt noodzakelijke technieken is geen toestemming vereist. Voor analyse, advertentiemeting, gepersonaliseerde reclame en remarketing en aanbevelingstoewijzing vragen wij vooraf een afzonderlijke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming.

7. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat nodig is en op een passende grondslag. Het inschakelen van verwerkers gebeurt op grond van een schriftelijke verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

De tabel hierboven beschrijft ook de conditionele websiteleveranciers; opname betekent niet dat de betreffende tag al actief is. Vóór activering leggen wij de gekozen dienst, configuratie, rolverdeling, subverwerkers, bewaartermijnen en het concrete doorgiftemechanisme vast. Een kopie van het actuele interne register verstrekken wij op verzoek via dpo@avantwerk.com.

Wij kunnen persoonsgegevens daarnaast verstrekken aan: rechters, toezichthouders en opsporingsinstanties wanneer de wet dat voorschrijft, en aan onze adviseurs onder een geheimhoudingsplicht.

Noot over de AI-aanbieder. Zolang de account-specifieke providerbewijsset niet is voltooid, mag de beheerde route uitsluitend synthetische gegevens of gegevens bevatten waarvan anonimiteit aantoonbaar is; pseudonimisering alleen volstaat niet. De serverroute faalt gesloten tenzij de markt expliciet als contractueel vrijgegeven is geregistreerd. Enterprise is bedoeld voor BYOK. Bij een eigen route contracteert het kantoor rechtstreeks met de aanbieder; de rol van die aanbieder volgt uit de feitelijke doeleinden en overeenkomst. Bennovate blijft verwerker voor eventuele tijdelijke doorgifte. OpenAI API is geen actieve beheerde route.

8. Doorgifte naar landen buiten de EER

De webtoepassing en de e-handtekeningoplossing draaien binnen de EER (Duitsland), zodat daar geen sprake is van doorgifte naar een derde land. Voor iedere verwerking buiten de Europese Economische Ruimte leggen wij vóór aanvang de ontvangende rechtspersoon, de verdere ontvangers en één daadwerkelijk toepasselijk mechanisme uit hoofdstuk V AVG (artikel 44 e.v.) vast:

1. Adequaatheidsbesluit: voor een Amerikaanse ontvanger uitsluitend het EU-VS Data Privacy Framework zolang die specifieke ontvanger geldig is gecertificeerd (artikel 45 AVG); of
2. Modelcontractbepalingen: de toepasselijke module van de door de Europese Commissie vastgestelde standaardbepalingen (artikel 46 lid 2 sub c AVG), met een doorgifte-effectbeoordeling en aanvullende maatregelen waar nodig.

9. Bewaartermijnen: overzicht

10. De door het kantoor beheerde kluis: wat wij niet bewaren

De dienst is zo ontworpen dat de canonieke dossierkopie (cliëntdossiers, onder de geheimhouding vallende stukken, correspondentie, processtukken en ander juridisch werkproduct) in de klantbeheerde kluis blijft. Geselecteerde inhoud kan voor een door de gebruiker gestarte samenvatting, analyse, concepttaak of optionele dicteeropschoning tijdelijk via Bennovate en de gekozen aanbieder worden verwerkt. Dat betekent:

1. wij verwerken niet het materiaal dat uitsluitend in de klantbeheerde kluis blijft, maar treden als verwerker op voor geselecteerde inhoud die tijdelijk via onze route loopt;
2. de verwerkersovereenkomst geldt voor de geselecteerde inhoud die tijdelijk via de beheerde AI-route wordt verwerkt, maar niet voor materiaal dat uitsluitend in de lokale dossieropslag blijft;
3. het kantoor houdt de persoonsgegevens in dossierinhoud als verwerkingsverantwoordelijke, onderworpen aan zijn eigen beroeps- en gegevensbeschermingsverplichtingen; en
4. het kantoor is verantwoordelijk voor zijn eigen apparaat en opslag; Bennovate blijft verantwoordelijk voor de door Bennovate beheerste relay-, account-, beveiligings- en verwerkersverplichtingen.

Dit is een structurele maatregel van gegevensbescherming door ontwerp (artikel 25 AVG).

11. Uw rechten als betrokkene

Op grond van hoofdstuk III AVG hebt u de volgende rechten:

Hoe u uw rechten uitoefent: u kunt een verzoek in elke geschikte vorm indienen via dpo@avantwerk.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand en vragen alleen aanvullende identificatie wanneer dat noodzakelijk en evenredig is. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij op grond van artikel 12 lid 5 AVG een redelijke vergoeding vragen of gemotiveerd weigeren.

12. Klachtrecht bij de toezichthouder

De Poolse toezichthouder is bevoegd voor Bennovate als in Polen gevestigde verwerkingsverantwoordelijke. Of zij voor een concrete grensoverschrijdende verwerking als leidende toezichthoudende autoriteit optreedt, hangt af van de vaststelling van de hoofdvestiging en de besluitvorming over doel en middelen; alleen de vestigingsplaats bewijst dat niet:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warschau, Polen
uodo.gov.pl

Als u in Nederland verblijft, kunt u uw klacht óók indienen bij de Nederlandse toezichthouder, die uw klacht via het samenwerkingsmechanisme aan de leidende autoriteit voorlegt (artikel 77 AVG):

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
autoriteitpersoonsgegevens.nl

U hebt daarnaast recht op een doeltreffende voorziening in rechte (artikel 79 AVG). Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt via dpo@avantwerk.com, zodat wij uw zorg kunnen wegnemen voordat u zich tot de toezichthouder wendt.

13. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen (artikel 32 AVG):

• versleuteling tijdens transport met TLS 1.2/1.3 en HSTS;
• versleuteld beheer van eigen providerreferenties via de voor het profiel geconfigureerde referentieautoriteit; browseropslag is niet de toegezegde bewaring voor geïnstalleerde profielen;
• toegangscontrole aan de serverzijde en logregistratie op accountgegevens;
• bescherming tegen aanvallen met brute kracht (fail2ban);
• periodieke controle van afhankelijkheden en het scannen op kwetsbaarheden.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wezenlijke wijzigingen melden wij ten minste 30 dagen vóór hun inwerkingtreding per e-mail aan geregistreerde gebruikers.

AI-bijlage: beheerde en eigen providerroute

A.1 Toegangsmodellen

Starter en Practice beschrijven de geplande beheerde route, die voor echte dossiergegevens gesloten blijft totdat de vereiste account- en contractbewijzen zijn voltooid; Enterprise is bedoeld voor BYOK. Een eigen referentie wordt versleuteld beheerd via de referentieautoriteit van het profiel. Waar een geconfigureerde route Bennovate-infrastructuur gebruikt, kan zij daar uitsluitend voor authenticatie en doorgifte tijdelijk doorheen gaan en wordt zij daarna niet doelbewust bewaard. De huidige serverroute ondersteunt Anthropic BYOK; overige clientadapters zijn geen toezegging van een vrijgegeven route.

A.2 Wie verwerkt de dossierinhoud wanneer AI is ingeschakeld?

Wanneer het kantoor dossieruittreksels aan de gekozen AI-aanbieder voorlegt:

1. treedt het kantoor op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de aanlevering;
2. hangt de rol van de AI-aanbieder af van de gekozen route, de feitelijke doeleinden en de toepasselijke overeenkomst; op een beheerde route is een werkelijk ingeschakelde aanbieder subverwerker van Bennovate, terwijl het kantoor op BYOK rechtstreeks contracteert;
3. is Bennovate, waar het de operatie doorstuurt, verwerker voor de tijdelijk verwerkte referentie, aanvraag, geselecteerde inhoud en reactie;
4. blijft het kantoor verwerkingsverantwoordelijke voor het dossier, terwijl Bennovate en een ingeschakelde aanbieder hun eigen contractuele en wettelijke verplichtingen behouden.

A.3 De pseudonimiseringspoort

De dienst bevat een technische pseudonimiseringspoort die herkende identificatoren in ondersteunde tekst vervangt voordat die de browser van het kantoor verlaat. Dit is omkeerbare pseudonimisering, geen anonimisering. Afbeeldingen, schermafbeeldingen en scans worden niet inhoudelijk getransformeerd; niet-herkende gevoelige vrije tekst kan blijven staan; optionele dicteeropschoning ontvangt de getranscribeerde tekst en opgegeven woordenschat, waaronder namen. Het kantoor mag de poort niet beschouwen als vervanging van zijn eigen professionele oordeel.

A.4 Checklist gegevensbescherming voor BYOK

Voordat het kantoor BYOK inschakelt, doet het er goed aan om: (a) de verwerkersvoorwaarden van de AI-aanbieder te beoordelen; (b) een schriftelijke verwerkersovereenkomst met de AI-aanbieder te sluiten; (c) te beoordelen of het gebruik een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35 AVG) vergt; (d) te bezien of toestemming of informatie aan de cliënt vereist is op grond van de beroepsregels; (e) de gevolgen voor doorgifte naar derde landen te beoordelen.

A.5 Rollen in de AI- en relayketen

Bij BYOK handelt de gekozen AI-aanbieder onder de eigen overeenkomst van het kantoor; zijn precieze rol volgt uit de feitelijke doeleinden en die overeenkomst. Bennovate blijft verwerker voor een eventuele tijdelijke doorgifte. Op de beheerde route zijn Anthropic API en Amazon Bedrock technische kandidaten, maar geen van beide is voor echte dossiergegevens vrijgegeven totdat de account-specifieke contract-, bewaartermijn-, regio- en doorgiftebewijzen zijn voltooid.

A.6 AI-uitvoer en het advocatenmodel

Elke door de dienst voortgebrachte AI-uitvoer is een concept dat door een bevoegde, in Nederland ingeschreven advocaat moet worden getoetst voordat het wordt gebruikt. Het kantoor mag geen enkele AI-uitvoer als gezaghebbende juridische analyse behandelen. In lijn met de aanbevolen best practices voor menselijk toezicht op AI-systemen, een vrijwillige aansluiting, geen op dit systeem rustende verplichting, blijft de beslissende rol te allen tijde bij de bevoegde mens.