Elk kantoor dat wij kennen bewaart het geld op een andere plek dan de dossiers. De zaken leven in één systeem; de derdengeldenrekening, het factuuroverzicht en de facturering leven in een boekhoudpakket dat realistisch gezien alleen de financieel partner ooit opent. Reconciliatie wordt daardoor een kwartaaloefening in Excel, de ROI per behandelaar een anekdote bij de jaarlijkse evaluatie, en facturering betekent dossierdata voor de tweede keer met de hand overbrengen naar een ander systeem.

Wij bouwden het financiële pakket om die kloof te dichten: het geld van het kantoor, beheerd op hetzelfde scherm als het werk van het kantoor.

Drie saldi vergelijken, zonder nalevingsclaim

Het derdengeldenscherm vergelijkt drie bedragen die het kantoor zelf invoert: het rekeningafschrift, het kasboek en de dossieradministratie. Het scherm benoemt verschillen, bewaart de vergelijking en levert een niet-ondertekende PDF.

De module implementeert geen Nederlandse derdengeldenregeling. Zij toetst niet aan afdeling 6.5 van de Verordening op de advocatuur, kent de Stichting Derdengelden niet en beoordeelt niet of het kantoor aan zijn derdengeldverplichtingen voldoet. Het Nederlandse scherm toont alleen het aantal dagen sinds de laatste vergelijking die op dat scherm is opgeslagen, zonder vervaldatum of aftelling.

De cijfers en de betekenis van een verschil blijven de verantwoordelijkheid van het kantoor en zijn stichting. De PDF is een verslag van de ingevoerde vergelijking, geen bewijs dat aan de beroepsregels is voldaan.

De rest van het geld, op één plek

Rond de derdengeldenrekening staan de cijfers die een associé daadwerkelijk bijhoudt:

  • Factuurleeftijd deelt de ingelezen facturen met een open status in naar het aantal dagen sinds de factuurdatum: tot dertig dagen, eenendertig tot zestig, eenenzestig tot negentig en meer dan negentig, per valuta opgeteld. Elke factuur telt mee met haar volledige geregistreerde totaal, ook als er al deels is betaald; deelbetalingen worden niet afgetrokken, dus het bedrag is geen resterend saldo. Het is een lijst die de partner kan beoordelen, geen vaststelling dat een cliënt moet worden aangemaand; een mislukte uitlezing of een afgekapte lijst wordt gemeld en de bedragen zijn dan een ondergrens.
  • Tijd wordt bijgehouden bij het dossier waaraan gewerkt wordt, op de plek waar het werk plaatsvindt, niet achteraf gereconstrueerd uit het geheugen aan het eind van de maand.
  • Schikkingshistorie toont, alleen bij ten minste drie registraties met een vastgelegde definitieve uitkomst in de precedentenbank van het kantoor, gepseudonimiseerde uitkomsten van gesloten dossiers van hetzelfde type en dezelfde jurisdictie,, het aandeel met de vastgelegde uitkomst schikking; bij nul, één of twee verschijnt geen percentage. Het telt geen rechtspraak. Dat historische basispercentage is geen voorspelling van de uitkomst van het dossier dat voorligt. Het afzonderlijke eurobedrag is alleen een vermelde vuistregel op basis van de ingevoerde vorderingswaarde en de risicoscore; er zitten geen uitkomstgegevens achter.

Gemeten gebruik en gemodelleerde tijd

Het overzicht per behandelaar houdt twee soorten cijfers uit elkaar. Gemeten zijn de gegevens uit de eigen administratie van het kantoor: vastgelegde tijd, opgestelde concepten en AI-aanroepen. Daarnaast toont het dashboard een gemodelleerde tijdsaanname met de berekening erbij. Die aanname is niet getoetst aan de werkelijke urenregistratie en mag daarom niet als gerealiseerde tijdsbesparing of als bewijs bij een verlengingsgesprek worden aangehaald.

Facturering voor Nederlandse dossiers

Voor Nederland maakt de module in de browser een factuur-PDF met JSON-zijbestand voor de boekhouding op, uit de gegevens die het kantoor invoert; verplichte invoervelden, zoals het btw-nummer, worden afgedwongen. De module controleert niet zelfstandig of de factuur alle verplichte vermeldingen van art. 35a Wet OB 1968 bevat. De factuur wordt niet naar de Belastingdienst of een overheidsportaal verzonden. Daarnaast bevat de module een koppeling met een ondersteund Nederlands boekhoudpakket, gebouwd en getest met gesimuleerd verkeer; een uitwisseling met een echt account is niet aangetoond. De module verzendt niet zelf via Peppol en bedient geen e-facturering aan overheidsopdrachtgevers.

U kunt de declaratie dus vanuit het dossier opmaken of via de boekhoudkoppeling verwerken, zonder dossiergegevens opnieuw over te typen. De factuurleeftijd, het historische schikkingspercentage en de VIES-opzoeking blijven in dezelfde financiële weergave beschikbaar.

De meeste juridische AI-hulpmiddelen schuiven financiën af op een integratie of negeren het. Deze module houdt de vergelijking van door het kantoor ingevoerde derdengeldensaldi, factuurleeftijd, urenregistratie en facturering bij het dossier. Zij doet geen uitspraak over naleving van de Nederlandse derdengeldenregeling; die beoordeling blijft bij het kantoor en zijn stichting.

← Alle artikelen