De volgende module was cliëntonboarding, en we bouwden die tegen een specifieke frustratie in. De meeste onboardingtools geven u een checklist: een lijst met documenten die u nog moet schrijven. Dat is geen hulp. Het schrijven van de compliancedocumenten ís het werk. Dus bouwden we onboarding om het pakket te leveren, niet om u eraan te herinneren dat het pakket er nog niet is.

Het pakket, klaar op dag één

Log in op de eerste dag en de kantoor-in-een-doos-documenten zijn er al als concepten:

  • een privacyverklaring voor nieuwe cliënten, gekoppeld aan de transparantieverplichtingen van art. 13 en 14 AVG en de aanvullende eisen van de UAVG;
  • een intern gegevensverwerkingsbeleid voor het kantoor;
  • een klachtenprocedure;
  • een DSAR-responseworkflow voor wanneer een betrokkene vraagt wat u van hem bewaart;
  • een concept van het jaarlijkse AI-gebruiksrapport dat u aan uw compliancepartner kunt overhandigen bij het jaareinde.

De inhoud is gekoppeld aan de Gedragsregels advocatuur, de Verordening op de advocatuur (Voda) en de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens over transparantie op grond van art. 13 en 14 AVG. U bewerkt de kantoorspecifieke onderdelen — uw naam, uw gegevens, de keuzes die alleen u kunt maken. De boilerplate, het trage en ondankbare deel, is gedaan.

Waarom een checklist niet volstaat

De reden dat kantoren dit werk uitstellen is dat een checklist het niet vermindert. "Stel een AI-gebruiksbeleid op" is één regel op een lijst en in werkelijkheid dagen werk — reden waarom het blijft liggen terwijl iedereen hoopt dat het laatste precedent nog strookt met de actuele richtlijnen van de toezichthouder.

Door de concepten zelf te leveren, gekoppeld aan de regelgevers, verschuift de module de taak van "schrijf het helemaal opnieuw" naar "beoordeel en keur goed". Dat is een volkomen andere hoeveelheid werk, en het is het verschil tussen een beleid dat bestaat en een dat permanent op de to-dolijst staat.

Verankerd aan de regelgevers, geen generiek template

Hier verdient de module de rode draad van het hele product: gebouwd voor advocaten, geen generiek hulpmiddel met een juridisch laagje.

Het pakket is geen generiek privacytemplate dat u achteraf moet aanpassen. Het is verankerd aan actuele regelgeversreferenties — de relevante bepalingen van de Advocatenwet, de Gedragsregels advocatuur en de Voda, alsmede art. 13 en 14 AVG en de AP-richtsnoeren — geschreven voor de Nederlandse praktijk, niet vertaald vanuit de regels van een andere markt. Een generiek template laat u het koppelwerk zelf doen, achteraf, met het risico dat u mist waar uw rechtsstelsel afwijkt. Beginnen vanuit het juiste kader betekent dat het concept al op de norm is gericht die uw toezichthouder daadwerkelijk verwacht.

Concepten ter beoordeling, goedkeuring door een mens

Zoals overal elders in het product ontvangt u concepten. Regelgeversgebaseerd, gestructureerd en gereed — maar concepten. Een verantwoordelijke partner beoordeelt ze, bewerkt de oordeelskwesties en keurt ze goed. De module dient niets in, vertegenwoordigt uw kantoor niet zelfstandig bij een toezichthouder, en beschouwt zijn uitvoer niet als definitief. Compliance is een beroepsverantwoordelijkheid, dus een mens blijft op de beslissing staan.

En, zoals bij elke module, draait dit op dezelfde architectuur: uw kantoor- en cliëntgegevens blijven op uw machine, in de browser, en alleen de tekst die u voor een bepaalde stap goedkeurt bereikt ooit een AI-model.

Waar onboarding in de reeks staat

Onboarding voltooit de openingsboog van het product. De opdrachtbevestiging start de cliëntrelatie; onboarding legt tegelijkertijd de compliancebasis van het kantoor — beide als inheemse, jurisdictiecorrecte concepten, beide bewaard op uw machine, beide aan u overhandigd voor de beoordeling en goedkeuring die alleen een advocaat kan geven.

← Alle artikelen